Все статьи номера
Не прочитано
7 , Июль 2019
Помощь бухгалтеру

Как быстро внести документы в программу учета

Не вбивайте первичку вручную — за вас это бесплатно сделает бухгалтерская программа «БухСофт Онлайн». Все, что требуется от главбуха, — отсканировать и загрузить первичку в базу. Программа сама распознает документы.

Я не понаслышке знаю, что такое ручной ввод первички в программу бухучета. Когда я работала в бухгалтерии, то неоднократно сама вбивала входящие накладные и счета-фактуры в «1С». Не знаю, были ли в то время средства распознавания приходных документов, но директор в любом случае не стал бы тратить деньги на такого помощника. К счастью, наконец-то появились инновации, которые облегчат рутинную работу бухгалтера.

Если вам приходится ежедневно забивать кучу входящих документов, то в программе «БухСофт Онлайн» на сайте buhsoft.online вы сможете бесплатно автоматизировать весь процесс загрузки. Как это сделать?

Шаг 1. Сначала отсканируйте или сфотографируйте документ, который получили от поставщика, — накладную ТОРГ-12, счет-фактуру, акт или УПД. Сохраните документ на компьютере в формате jpg, bmp, png, tiff или pdf, чтобы размер файла не превышал 20 Мб.

Шаг 2. Зайдите на сайте buhsoft.online в раздел «Бухгалтерия»/«Учет покупок». Нажмите на зеленую кнопку «Добавить покупку». Затем перейдите во вкладку «Распознавание». Загрузите документ, который до этого отсканировали. Для этого нажмите кнопку «Добавить документ» (рис. 1).

Рисунок 1. Добавьте документ в программу

Затем выберите тип документа и нажмите кнопку «Распознать» (рис. 2 ниже). Кстати, есть пакетная загрузка документов. Накопили всю первичку за день, а вечером загрузили ее разом в программу.

Рисунок 2. Выберите тип документа и распознайте его

Шаг 3. Программа покажет отсканированный документ и ниже те реквизиты, которые она обработала, и занесет в учет. Оранжевым цветом программа подсветит те реквизиты документа, которые не смогла распознать четко (рис. 3). Проверьте эти данные и при необходимости исправьте.

Рисунок 3. Исправьте данные, которые программа не смогла распознать

Например, в нашем примере программа не определила только название поставщика, товар и единицу измерения. Цену и количество товара уже не надо вводить вручную. Проще поправить пару строк, чем вбивать все данные с нуля.

Если поставщика или наименования товара нет в вашей базе, программа сама добавит компанию в справочник контрагентов, а название продукции — в справочник товаров. Кроме того, программа автоматически сформирует проводки. Таким образом, вы сможете освободить себе несколько рабочих часов в месяц, пока первичка сама «попадет» в учет.