Преимущества ЭДО для малого бизнеса: опыт коллег

Как работает электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами по ТКС через оператора ЭДО. Неважно, услугами какого оператора пользуется контрагент, — вы можете быть подключены к одному оператору, а контрагент — к другому. Чтобы обменяться документами, операторы настраивают роуминг.

Если необходимый оператор ЭДО отсутствует в списке, то надо обратиться к своему оператору, чтобы оформить заявку на настройку роуминга. В запросе вы укажете реквизиты вашей компании, контрагента и наименование оператора, с которым необходим роуминг.

Как происходит обмен? Одна организация формирует файл, заверенный электронной подписью, и отправляет его через оператора. Оператор проверяет электронную подпись и формат документа. Если документ требует двусторонней подписи, получатель визирует его своей электронной подписью. Когда контрагент подпишет документ и вернет его, программа проставит отметку об этом. Обычно в программах используются зеленые и красные значки. Зеленый покажет, что контрагент подписал документ, а красный — отказался от подписи. Покупатель мог отказаться по ошибке либо из-за того, что в документе что-то не так. Урегулируйте разногласия и заново выставите документ. После того как документы подпишут обе стороны, в него невозможно внести изменения.

Дублировать электронные документы на бумаге не нужно. Все документы, переданные через оператора ЭДО, имеют юридическую силу (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ). На схеме ниже мы показали, чем отличается электронный обмен от бумажного, а в памятке ниже — преимущества ЭДО.

Схема. Чем отличается электронный обмен от бумажного

Памятка. 10 плюсов электронного документооборота

Какими документами можно обмениваться электронно

В электронный вид можно перевести любой документ. В первую очередь компании передают и получают в электронном виде товарные накладные, акты сдачи-приемки работ, универсальные передаточные документы (УПД), счета-фактуры, так как для этих документов ФНС разработала форматы. Документы в таком виде удобно автоматически обрабатывать. Потом их можно в том же формате отправить в инспекцию, если она затребует документы.

Для других документов форматы не разработаны, но ими тоже можно обмениваться в электронном виде. Например, договоры, акты сверки, претензии и другие документы можно направить в формате pdf, doc и др.

Как начать обмен электронными документами

Прежде чем начать электронный обмен, проверьте, есть ли в учетной политике положение о том, что компания может составлять первичные документы как на бумаге, так и в виде электронного документа. Сформулировать это условие можно так: «Общество может выставлять покупателям и принимать от поставщиков первичные документы и счета-фактуры в электронном виде».

Также пропишите, какую подпись организация использует при обмене электронными документами. В Федеральном законе от от 06.12.2011 № 402-ФЗ не сказано, какая подпись для этого необходима. Всего их три — простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 5 Закона № 63-ФЗ). До принятия соответствующего федерального стандарта первичку можно заверить любой электронной подписью (письма Минфина от 04.04.2019 № 03-03-06/1/23591, ФНС от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372).

Если подпись простая или неквалифицированная, обязательно заключите с поставщиком соглашение об обмене. Соглашение можно заключить в виде отдельного документа или в виде дополнительного соглашения к договору. В соглашении нужно указать:

• вид используемой электронной подписи;
• порядок и последовательность подписания электронных документов;
• —действия сторон в случае, если другая сторона не приняла документ по техническим причинам;
• условия взаимодействия участников с удостоверяющим центром;
• условия признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, ра

Если используете квалифицированную подпись, то при получении счетов-фактур соглашение также необходимо, поскольку обмен документами требует согласия двух сторон (п. 1.4 Порядка, утв. приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н). В случае обмена накладными и другой первичкой стороны также обычно подписывают соглашение.

Также нужно убедиться, что на компьютере установлено дополнительное криптографическое программное обеспечение — ViPNet CSP, КриптоПро CSP. Как правило, его предоставляет оператор ЭДО.

Инициатором документооборота может быть контрагент либо сама компания. Для этого одна из сторон направляет другой приглашение, а вторая сторона соглашается на электронный обмен. Коллеги рассказали, как они переходили на ЭДО и с какими проблемами столкнулись (см. мнения коллег ниже).

Ольга, главный бухгалтер, г. Калининград

«Мы получили от оператора услуг связи счет и договор на ЭДО с ним через СБИС, так как мы тоже используем СБИ С. Теперь мы получаем электронную первичку от “Манго Телеком”, “Ростелеком”, “ТИС-Диалог”, топливных компаний “АСМАП-Сервис” и “РН-Карт”. В личный кабинет приходят также счета и акты сверки».

Валентина, главный бухгалтер, г. Москва

«С электронными документами удобно, но есть и минусы. При автозагрузке в 1С возникают проблемы задвоения номенклатуры. Одинаковый товар у двух поставщиков называется по-разному, и программа видит товары как разные, хотя это одно и то же».

Элеонора, главный бухгалтер, г. Уфа

«Наш поставщик — энергокомпания прислала предложение подключиться к ЭДО. Я сравнила цены у операторов: в 1С — 3900 руб., а в СБИС — 900 руб. Выбрала СБИС. Позвонила, выставили счет, оплатила. Документооборот небольшой, все устраивает».

Сколько стоит электронный обмен

Подключение к сервису обмена обычно бесплатно. Все входящие сообщения от контрагентов также не оплачиваются. Компания платит только за исходящие сообщения. Цена одного сообщения в разных компаниях колеблется в пределах 5—10 руб. Конкретная сумма зависит от того, сколько документов отправляете (см. таблицу).

Таблица. Цены на пересылку электронных документов