Новый гибрид 6-НДФЛ: три главных изменения
В состав расчета включат справки 2-НДФЛ
ФНС разместила на портале regulation.gov.ru приказ с новой формой 6-НДФЛ. Главное изменение в расчете связано с отменой справок 2-НДФЛ. Со следующего года форм с названием «2-НДФЛ» больше не будет. Данные о доходах каждого физлица вы будете указывать в приложении 1 к расчету 6-НДФЛ. Но делать это надо будет только один раз в год, так же как сейчас вы сдаете справки.
В проекте сказано, что «справка подлежит заполнению при составлении расчета за календарный год». Но из формулировки непонятно, нужно ли в составе квартального расчета сдавать пустую 2-НДФЛ или можно подавать только разделы 1 и 2 формы. В ФНС нам подтвердили, что достаточно подать разделы 1 и 2. Пустую справку сдавать каждый квартал не нужно.
Также теперь в одной справке нужно показывать НДФЛ, который удержали и который не смогли удержать. То есть фактически это будет одна справка, а не две, как раньше.
Раньше вы сдавали две справки: с признаком 1, в которой показывали все доходы, с признаком 2, в которую включали только доходы, с которых не могли удержать НДФЛ.
В самой справке по сравнению с действующим бланком поправки следующие:
- уберут поля с информацией о налоговом агенте, поскольку они есть на «титульнике» расчета;
- вместо поля «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» добавят раздел 4;
- в разделе 3 введут несколько полей для сведений об уведомлениях от ИФНС;
- уберут поле «Отчетный год»;
- сведения о доходах и вычетах перенесут в отдельное приложение к справке.
Если вы правильно заполнили данные в расчете, но ошиблись в справках, то придется сдавать всю форму. А если нужно будет внести изменения только в расчет, уточненку можно будет представить без справок.
Для новой формы 6-НДФЛ налоговики введут обновленные контрольные соотношения. Какими они будут, пока неясно. Но инспекторы точно будут сравнивать доход и налог в расчете и справках. И если найдут расхождения, потребуют пояснения.
Кроме того, сейчас непонятно, на какую сумму будут штрафовать инспекторы, если обнаружат, что налоговый агент ошибся в расчете или опоздал со сдачей. Но поскольку это одна форма, то, вероятно, будет один штраф: за недостоверные сведения — 500 руб., за просрочку — 1000 руб. (п. 1 ст. 126.1 и п. 1.2 ст. 126 НК).
Из расчета уберут даты дохода и удержания налога
Еще одно изменение — из 6-НДФЛ уберут даты фактического получения дохода и удержания налога (см. образец). Это значит, что теперь вы сможете объединить НДФЛ с разных выплат, если срок их уплаты совпадает. Поэтому будет меньше путаницы. Например, по одной строке можно будет записать НДФЛ с зарплаты и дивидендов, если выдали их в один день.
Кроме того, информацию о конкретных сроках перечисления НДФЛ и сумме налога теперь вы будете показывать в разделе 1, а не в разделе 2, как раньше.
Разделы 1 и 2 в новой форме поменяли местами.
В разделе 1 отразите информацию о сроках и сумме налога, запишите КБК, удержанный и возвращенный налог за последние три месяца.
В разделе 2 укажите обобщенные данные о налоге, доходах, вычетах и фиксированных платежах.
Расчет дополнят новыми данными
В разделе 1 расчета появятся новые поля для дат и сумм НДФЛ, который вернули физлицам. А в раздел 2 введут новые строки, в которых вы укажете излишне удержанный налог.
Кроме того, придется поделить все данные о доходах и НДФЛ на две части:
- суммы, выплаченные за текущий период, и налог с них,
- суммы, выплаченные за прошлый период, и налог с них.
То есть если вы в 2021 году выплатите зарплату за декабрь 2020 года, то декабрьскую зарплату и НДФЛ нужно показать в правом столбце, а в левом столбце — все другие доходы, с которых удержали НДФЛ. Зачем эта информация налоговикам, неясно.
Вероятно, инспекторы захотят сверить удержанный налог в разделе 2 за текущий налоговый период и удержанный НДФЛ в справках о доходах.
Есть и технические правки в расчете. На титульном листе изменят названия полей:
- «Отчетный период (код)» вместо «Период представления (код)»;
- «Календарный год» вместо «Налоговый период (год)».
Поле «Код по ОКТМО» с «титульника» перенесут в раздел 1. В поле, где отражают код формы реорганизации или ликвидации, нужно будет указывать код лишения полномочий или закрытия обособленного подразделения. Для этого введут код 9.
Как выглядят обновленные разделы 1 и 2 расчета по налогу, смотрите в образце.
Как выглядит обновленный расчет 6-НДФЛ
Как сдавать СЗВ-ТД в неоднозначных ситуациях
В отчетном месяце не было движений по кадрам
Пустой СЗВ-ТД сдавать не надо, если не было движений по кадрам. СЗВ-ТД сдают, только если за месяц произошли кадровые события. Например, когда вы увольняли, переводили или принимали сотрудников.
Отчет СЗВ-ТД отправьте в ПФР не позднее 15-го числа месяца, следующего за кадровым событием. Исключение — прием и увольнение работников. В таком случае форму СЗВ-ТД сдайте в Пенсионный фонд не позже следующего рабочего дня после того, как подписали приказ о приеме или увольнении сотрудника (п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, п. 6 постановления Правительства от 08.04.2020 № 460).
Директор — единственный учредитель работал без договора
Минтруд считает, что сдавать СЗВ-ТД на директора-учредителя без договора не нужно. Ведь директор не подписывал трудовой договор (ч. 2 ст. 273 ТК). А СЗВ-ТД нужно сдать на работников, которых приняли или уволили по трудовому договору (письмо от 24.03.2020 № 14-2/В-293).
Однако, по мнению Минфина, тот факт, что договор с директором не оформили, не говорит, что трудовых отношений нет (письмо от 20.11.2019 № 03-12-13/89698). Солидарны с этим и специалисты ПФР. Отчет СЗВ-ТД заполняют на основании приказов, решений, распоряжений или иных документов, которые подтверждают трудовые отношения между страхователем и зарегистрированным лицом (п. 1.2 Порядка, утв. постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п). В данном случае организация — страхователь, а директор — зарегистрированное лицо.
Таким образом, безопаснее при оформлении директора без договора подать СЗВ-ТД по кадровому мероприятию «ПРИЕМ». Основание — приказ о назначении директора.
Приняли на работу внешнего совместителя
Компания должна подавать СЗВ-ТД, если приняла на работу внешнего совместителя. В графе 4 табличной части формы СЗВ-ТД трудовая функция работника должна содержать указание на совместительство.
До сих пор был спорным вопрос, нужно ли уведомлять совместителя о выборе способа ведения трудовой книжки и при получении у него заявления сдавать СЗВ-ТД. Пенсионный фонд разъяснил, что специфика ведения кадрового учета в отношении совместителей заключается в хранении трудовой книжки у основного работодателя. Соответственно только основной работодатель вносит сведения в трудовую книжку с других мест работы. Таким образом, работодатель, где сотрудник трудится по совместительству, не будет уведомлять работника о выборе способа ведения трудовой книжки и не будет заполнять отметку о поданном заявлении (письмо ПФР от 05.03.2020 № В-6181-19/10665-20).
Перевели сотрудника на удаленку
Подавать СЗВ-ТД при переводе сотрудников на удаленку не нужно. По ТК это не перевод (ст. 72.1 ТК). К переводам по закону относят случаи, когда работодатель:
- постоянно или временно изменил трудовую функцию работника;
- изменил подразделение работы сотрудника, если подразделение указывали в договоре;
- перевел на работу в другую местность вместе с фирмой или ИП.
При смене офисной работы на удаленку обязанности у сотрудников организации не меняются, они продолжают работать на тех же должностях, в тех же подразделениях и местностях, дополнительные записи в их трудовые книжки не вносят.
Переименовали должность
Приняли сотрудника на одну должность, а руководитель решил ее изменить. Что делать с СЗВ-ТД, если успели сдать отчет с изначальной должностью?
Варианта два. Первый — отменить неверные данные в СЗВ-ТД. Это возможно, если запись в трудовую книжку вы еще не внесли, кадровые документы не оформили. Тогда подайте корректирующий отчет.
Укажите неверную запись и поставьте в графе 10 отчета знак отмены «Х». Во второй строке отразите верную должность (п. 2.7 Порядка).
Второй вариант — оформить перевод с одной должности на другую. Такой вариант подходит, если вы уже успели внести запись в трудовую книжку и трудоустроить работника на первичную должность.
В СЗВ-ТД отразите перевод на новую должность.
Что еще спрашивают про СЗВ-ТД
| Вопрос | Ответ |
|---|---|
| Нужно ли при увольнении еще раз указывать в СЗВ-ТД дату подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки? | Не нужно. Строку «подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» заполняйте только один раз. Заново заполнить эту строку нужно, только если работник изменил способ ведения трудовой книжки с бумажной на электронную |
| Сотрудник подал заявление, что остается с бумажной трудовой книжкой. А через два часа передумал и решил перейти на электронную версию. Отражать две записи? | Нет, в отчете СЗВ-ТД нельзя указывать одну дату для двух заявлений. Так как оба заявления поданы в один день, отразите в отчете СЗВ-ТД то, которое получили последним. После выбора электронной версии обратно к бумажной вернуться нельзя |
| Можно ли при увольнении сотрудника в графе 6 отчета СЗВ-ТД указать причину «по собственному желанию»? | Нет, так заполнять отчет нельзя. Правильной записью будет такая: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» |
за правильный ответ
ГИТ усилили проверки после пандемии: найдите слабые места в кадровой первичке
Правила внутреннего трудового распорядка
- В правилах не перечислены нерабочие праздничные дни
- Неверные сроки выплаты зарплаты. Нужно записать не диапазон, а две конкретные даты — для зарплаты за каждую половину месяца. Между выплатами должно быть 15 дней
- В правилах должна быть записана ответственность не только работника, но и работодателя
Слабые места в документе. В правилах инспекторы больше всего внимания уделяют внимание зарплатным срокам. Компанию привлекут к ответственности, если:
- не прописали сроки выдачи зарплаты;
- указали, что зарплату выдают раз в месяц по просьбе работника;
- вместо четких дат записали диапазон, например, с 5-го по 8-е число.
Еще ГИТ придирается к режиму рабочего времени. Инспекторы выявляют такие ошибки:
- указали время работы, но не записали обеденный перерыв;
- не добавили выходные и праздничные дни;
- не прописали неполный график, хотя он применяется в организации.
Обратите внимание на положения, касающиеся ответственности. Вы вправе применять к работникам лишь замечание, выговор и увольнение (ст. 192 ТК). Прочие меры будут незаконны и вызовут вопросы при проверке трудовой инспекции. Кроме того, инспекторы придираются к ПВТР, в которых компании не прописали ответственность работодателя.
Как должно быть. Поставьте зарплатные сроки, которые не нарушают закон (ст. 136 ТК). Срок аванса не может быть позднее 30-го числа текущего месяца, зарплаты за вторую часть месяца — не позднее 15-го числа следующего месяца. Даже когда работник согласен получать деньги лишь один раз в месяц, укажите в правилах два срока и выдавайте зарплату в эти даты.
Внесите изменения в правила внутреннего трудового распорядка и пропишите сроки, даже если они указаны в другом документе, например в положении об оплате труда (решение Оренбургского областного суда от 10.04.2018 по делу № 21-132/2018).
Выходные и праздничные дни перечислите в ПВТР. Если не хотите переписывать все праздники, сошлитесь на статью 112 ТК. Без этого условия не сможете доказать, что работник не выходил в свой выходной, если он потребует двойную оплату (постановление Саратовского областного суда от 07.05.2015 № 4А-235/2015).
Советуем прописать в ПВТР материальную ответственность работодателя по статье 238 ТК. Укажите также, какую дисциплинарную ответственность будут нести руководитель организации, подразделений и их заместители, а также правила, по которым будете возмещать ущерб работникам (ст. 195 и 237 ТК). Если не укажете, материальную ответственность все равно придется нести по закону, а за недочеты в ПВТР еще нужно будет платить штраф (решение Московского городского суда от 16.05.2018 по делу № 7-4998/2018).
Что грозит за ошибки. Если ошибки в правилах не связаны с выдачей зарплаты, ГИТ назначит штрафы как за нарушенный трудовой закон (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). Штраф для организации — от 30 тыс. до 50 тыс. руб., для директора и ИП — от 1 тыс. до 5 тыс. руб.
Если же ошибки связаны с оплатой труда, штрафы будут выше (ч. 6 ст. 5.27 КоАП). Для компании — от 30 тыс. до 50 тыс. руб., для директора — от 10 тыс. до 20 тыс. руб., для ИП — от 1 тыс. до 5 тыс. руб.
Штатное расписание
- У работников с одинаковыми должностями указаны разные оклады, а это неверно
- У работников с одинаковыми должностями указаны разные оклады, а это неверно
- В штатном расписании указана двойная должность, но работнику не доплачивают за совмещение
- Ошибочно указан диапазон окладов вместо конкретной суммы
Слабые места в документе. У компаний возникают проблемы, если они указывают в штатном расписании:
- разные оклады для одной должности;
- диапазон вместо суммы оклада;
- уменьшенный оклад для работника с неполным графиком;
- двойные должности, но не оформляют совместительство или совмещение;
- неверное название должности работника, который претендует на льготы.
Как должно быть. Укажите в штатном расписании оклад или тарифную ставку для каждой должности (письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1). Если хотите доплатить за стаж более опытному работнику, то установите надбавки или введите другую должность с другим окладом. Например, младший продавец, продавец и старший продавец.
Если работник трудится неполное время, указывайте в «штатке» полный оклад, но начисляйте ему сумму пропорционально отработанному времени.
Премии в штатное расписание не вносите. Пропишите их в трудовом договоре и положении об оплате труда (письмо ГИТ в г. Москве от 05.12.2018 № 2-1010-18-ПО/1176/1).
Какие должности указать, работодатели решают сами. На квалификационный справочник или профстандарты ориентируйтесь, если для должности предусмотрены компенсации или льготы, например досрочный выход на пенсию, либо предусмотрены ограничения, скажем, по здоровью либо по наличию необходимого документа.
Что грозит за ошибки. Если штатного расписания нет или в нем ошибки, компанию оштрафуют на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб., руководителя и ИП — на сумму от 1 тыс. до 5 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). Если из-за неверных показателей в штатном расписании вы недоплатили работникам, инспекторы оштрафуют уже по другому пункту (ч. 6 ст. 5.27 КоАП). Административные штрафы для компании также составят от 30 тыс. до 50 тыс. руб., для ИП — от 1 тыс. до 5 тыс. руб. Но для руководителя будут выше — от 10 тыс. до 20 тыс. руб.
Кроме того, неверное штатное расписание может привести к спорам с работниками. Так, одна компания установила не фиксированные оклады, а диапазон, и начисляла работникам на одной должности разные оклады в зависимости от квалификации и индивидуальных достижений. Работник узнал, что его оклад находится в нижней границе диапазона, и обратился в суд, чтобы ему повысили оклад (апелляционное определение Московского городского суда от 14.10.2016 по делу № 33-16308/2016).
Другая организация указала в «штатке» разные оклады для работников с одинаковыми должностями. Работник с меньшим окладом обратился в суд и потребовал устранить дискриминацию (апелляционное определение Верховного суда Удмуртской Республики от 22.07.2019 по делу № 33-3229/2019). Правда, есть примеры, когда коллеги узнали, что на той же должности получают больше и пошли в суд. И судьи разрешили разную оплату труда при разном объеме работы (определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 11.08.2020 по делу № 2-564/2019).
Третья организация сократила работника, а штатное расписание не исправила. Бывший работник потребовал признать его увольнение незаконным (апелляционное определение Самарского областного суда от 14.08.2018 по делу № 33-8246/2018).
Трудовой договор
- В договоре нужно указывать конкретную зарплату работника, а нельзя давать ссылку на другой документ
- Недопустимо добавлять в договор штрафы и другие условия, не соответствующие закону
- На экземпляре договора работодателя нет подписи работника о том, что он получил свой документ. Это может стать поводом для споров
Слабые места в документе. Если не пользуетесь типовой формой договора, проверьте, все ли обязательные условия есть в ваших трудовых договорах (ст. 57 ТК). Инспекторы находят такие ошибки:
- нет подписи работника или представителя компании;
- не указали оклад работника, сослались на штатное расписание или другой документ;
- записали разные должности работников в договоре и других кадровых документах;
- добавили незаконные условия, например, про штрафы с работника или лишение зарплаты;
- работник не написал на экземпляре работодателя, что получил свой экземпляр договора.
Как должно быть. В договор внесите все обязательные условия, особенно касающиеся оплаты труда. На них инспекторы обращают больше всего внимания. Проверьте, чтобы оклад соответствовал штатному расписанию. Если работнику выплачиваются премии, укажите это в договоре. Размеры премий прописывать необязательно. Можно сослаться на положение о премировании или другой внутренний документ. Обратите внимание на подписи в договорах. Если нужно что-то поменять в трудовом договоре, заключите с работником дополнительное соглашение в двух экземплярах. На ваших экземплярах договора и дополнительного соглашения работник должен написать, что получил документы.
Что грозит за ошибки. За неправильные трудовые договоры вам грозят штрафы как за нарушение трудового законодательства (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). Организацию накажут на 30—50 тыс. руб., директора и ИП — на сумму от 1 тыс. до 5 тыс. руб. Если же инспекторы посчитают договоры незаключенными, штрафы будут выше (ч. 4 ст. 5.27 КоАП). Для организации — от 50 тыс. до 100 тыс. руб., для директора — от 10 тыс. до 20 тыс. руб., для ИП — от 5 тыс. до 10 тыс. руб. Есть и другие негативные последствия.
Если вы не включили в договор обязательные условия, то не вправе наказать работника за нарушение трудовой дисциплины. Суд отменит наказания, если организация оформила трудовой договор с нарушениями, например не прописала режим рабочего времени и времени отдыха (кассационное определение Пятого кассационного суда общей юрисдикции от 18.02.2020 № 88А-1914/2020).
Если работник не поставил свою подпись на трудовом договоре или не расписался о том, что получил свой экземпляр, проверяющие посчитают договоры незаключенными (апелляционные определения Московского городского суда от 20.01.2020 № 33-2291/2020 и Волгоградского областного суда от 24.05.2018 по делу № 33-6786/2018).
Если вы включили в договор незаконные условия, например денежные штрафы, работник может подать в суд и потребовать компенсации морального и физического вреда, а суд его поддержит (апелляционное определение Московского городского суда от 04.02.2020 по делу № 33-4608/2020).
График отпусков
- Дата утверждения отпуска нарушена. Она должна быть не позднее 17 декабря прошлого года
- В график нужно включать всех работников, в том числе совместителей и сотрудников в «детских» отпусках
- В графике занизили дни отпуска, количество дней отпуска не может быть меньше 28
Слабые места в документе. Инспекторы выявляют ошибки в таких полях:
- дата — утверждают график позже, чем 17 декабря предыдущего года;
- список сотрудников — включают в график не всех работников;
- количество дней отпусков — ставят в графике не все отпуска.
Как должно быть. Утвердите график 17 декабря прошлого года или раньше (ст. 123 ТК). Включите в график всех сотрудников, в том числе совместителей и лиц в отпуске по уходу за ребенком, если их отпуск должен закончиться в текущем году.
Количество дней отпуска не может быть меньше 28 дней. Включите в график также допотпуска и неиспользованные дни за прошлые годы.
Что грозит за ошибки. За график отпусков с ошибками компанию привлекут к ответственности за нарушение трудового законодательства (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). Компанию оштрафуют на сумму 30—50 тыс. руб., директора и ИП — на 1—5 тыс. руб.
Кроме того, проверяющие могут обязать организацию включить в график «забытых» работников и предоставить им отпуска (кассационное определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 13.05.2020 по делу № 88а-9078/2020).
за правильный ответ
Как будут проверять и штрафовать за 6-НДФЛ