Новые правила работы с первичкой после перехода на ФСБУ 27/2021

1. Решаете сами, что считать первичкой

Что нового в стандарте. ФСБУ 27/2021 позволяет использовать в качестве первички любые документы, которые компания создала или получила в хозяйственной деятельности. Это могут быть кассовые чеки, договоры, решения суда или ИФНС, квитанции об оплате и пр. (подп. «г» п. 9 ФСБУ 27/2021).

Правда, в документах должны быть обязательные реквизиты первички (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если реквизитов не хватает, то такой документ будет оправдательным и надо оформить отдельный первичный документ со ссылкой на оправдательный.

Как применять. Например, кассовый чек — это не первичный, а оправдательный документ, так как в нем нет обязательного реквизита первички — подписи. Первичкой в данном случае будет авансовый отчет. В нем нужно указать номер и дату кассового чека (п. 3 информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33). Значит, этих документов достаточно, чтобы подтвердить покупку и учесть расходы. Не надо требовать, чтобы подотчетник принес товарный чек или ТОРГ-12 с подписью продавца.

Раньше в Минфине считали, что, кроме кассового чека, к авансовому отчету нужно приложить первичку, например накладную, УПД или товарный чек (Подробнее). Теперь в случае споров достаточно будет сослаться на стандарт.

2. Можно реже составлять бумаги

Что нового в стандарте. В ФСБУ 27/2021 прописали, что компании сами решают, как часто составлять первичные документы: раз в неделю, месяц, квартал или год. Это применимо к длящимся или повторяющимся фактам хозяйственной жизни (подп. «б» п. 9 ФСБУ 27/2021).

Как применять. Длящиеся факты — это амортизация, начисление процентов. Повторяющиеся факты — поставка товаров по одному долгосрочному договору.

Если составляете только годовую отчетность, то в целях бухучета первичку по длящимся и повторяющимся фактам можете оформлять раз в год. Например, вы вправе начислять амортизацию раз в год, значит, раз в год можно оформить и бухгалтерскую справку.

Другой пример — фирма взяла заем на год и проценты уплатит, когда вернет деньги — через год. В таком случае бухгалтерскую справку с расчетом процентов можно оформить тоже только на дату, когда вернули средства.

3. В первичке может быть несколько дат

Что нового в стандарте. Дата документа по новому стандарту — это день, когда подписали первичку (подп. «а» п. 8 ФСБУ 27/2021). Но дата документа может отличаться от даты факта хозяйственной жизни. Тогда в первичке должны быть указаны обе даты (подп. «б» п. 8 ФСБУ 27/2021, п. 2 сообщения № ИС-учет-33).

Как применять. Указывайте в УПД или ТОРГ-12 фактическую дату отгрузки, особенно если она отличается от даты, когда выписали этот документ. Например, вы оформили товарную накладную 30 сентября, а отгрузили товар 1 октября. Расходы на товары вы вправе списать только после фактической отгрузки при условии, что оплатили за продукцию поставщику.

Если вы выполняете работы, то в акте попросите заказчика поставить дату подписания. Можно зафиксировать эту обязанность заказчика в договоре подряда: «…работы считаются принятыми заказчиком на дату подписания им акта выполненных работ. Заказчик обязуется указать в акте дату его подписания».

4. Определяете сами, кто и как подписывает бумаги

Что нового в стандарте. Новый стандарт предусматривает, что в компании должен быть список сотрудников, которые вправе подписывать бухгалтерские документы (п. 16 ФСБУ 27/2021). Причем стандарт предписывает утвердить не перечень должностей, а именно список конкретных людей — «лиц» (см. образец).

Как применять. При высокой текучке список нужно постоянно переделывать. Чтобы этого избежать, пусть директор в приказе запишет, что наделяет правом подписи «лиц, которые занимают должности по перечню». Тогда править фамилии не придется.

Перечень лиц, которые вправе подписывать первичку

5. Согласуйте, какую электронную подпись используете

Что нового в стандарте. Компании сами определяют в соглашении между собой, какой подписью будут подписывать электронные документы (п. 17 ФСБУ 27/2021).

В старом положении о документообороте ничего не было сказано про электронные подписи в первичных документах, но в ФНС и Минфине также подтверждали, что компании могут использовать любую электронную подпись для первички (письма ФНС от 21.06.2021 № ЕА-3-26/4451@, Минфина от 26.02.2021 № 03-03-06/1/13409).

Как применять. В стандарте нет требований к конкретному виду электронной подписи. Если в законе не установили обязательный вид подписи, то компания может договориться с контрагентом, какую подпись они будут применять — простую, неквалифицированную или квалифицированную. Заключайте соглашение независимо от того, какой тип подписи выбираете.

Единственная ситуация, когда соглашение можно не заключать, — квалифицированная электронная подпись обязательна по закону, например, в сделках купли-продажи недвижимости.

6. Переводить всю первичку не обязательно

Что нового в стандарте. Документы на иностранном языке должны иметь перевод (п. 5 ФСБУ 27/2021). Оставить первичку на иностранном языке можно только в одном случае — когда так требует закон страны, где компания ведет деятельность. В других случаях ФСБУ требует переводить иностранные документы.

Как применять. Требований к переводу в ФСБУ 27/2021 нет. Значит, перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и работник компании. Заверять перевод первичных документов на русский язык у нотариуса не нужно (письма Минфина от 26.03.2010 № 03-08-05/1 и от 20.03.2006 № 03-02-07/1–66).

В самой иностранной первичке ничего не дописывайте. Приложите к документам отдельные переводы с подписью переводчика или сотрудника (письмо Минфина от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).

7. Хранить документы надо в особом порядке

Что нового в стандарте. В стандарте прописали дополнительные требования к сохранности первички. Документы следует хранить в том виде, в котором их составили (п. 24 ФСБУ 27/2021).

Как применять. Избавиться от бумажного архива не получится. Вы не вправе отсканировать бумаги и хранить только их электронные образы. А вот хранить скан-копии вместе с бумажными подлинниками стандарт не запрещает. Поэтому можете загружать сканы в информационную систему даже после того, как вступит в силу новый стандарт. Главное, не уничтожайте бумажные экземпляры

Как оформить переход на новые правила

Чтобы воспользоваться новыми правилами в 2021 году, оформите решение о досрочном применении ФСБУ 27/2021. Как его оформить, стандарт не закрепляет. За организацию бухучета в компании отвечает руководитель. Поэтому директор вправе издать приказ о досрочном переходе на ФСБУ 27/2021.Этим же приказом можете внести изменения в учетную политику на 2021 год (см. образец).

Как перейти на новый ФСБУ 27/2021