Разбираемся с новыми ЭЦП для директора и бухгалтера

Что делать с подписью директора

Что меняется. С 1 января 2022 года электронные подписи для директора организации будет выдавать только ФНС (п. 14 ст. 1 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ). У коммерческих центров отбирают право продавать подписи для первых лиц фирмы. Даже если вы раньше обходились без электронной подписи, придется ее оформить уже в декабре, чтобы в 2022 году сдавать отчетность.

Во-первых, электронная подпись понадобится для сдачи бухгалтерской отчетности. За 2021 год в бумажном виде ее не примут (п. 5 ст. 18 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Во-вторых, если ваши работники заболеют и захотят получить пособие, компания должна будет подписать электронный больничный лист. Бумажный документ больше не оформят (Федеральный закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ). В-третьих, подпись нужна, если покупаете или продаете мониторы, холодильники и другие прослеживаемые товары.

Что делать в декабре. Если директор уже получил бесплатную подпись в ИФНС после 1 июля 2021 года, используйте ее и в следующем году. ЭЦП действительна 15 месяцев. Если же вы купили подпись в удостоверяющем центре, то в определенных случаях надо переоформить подпись и сделать это лучше уже в декабре, чтобы сдавать отчетность в 2022 году. Подробности — на схеме.

Сейчас есть два варианта — оформить подпись в ФНС или удостоверяющем центре. Если получать бесплатную подпись в ФНС, то директор должен прийти непосредственно в инспекцию. Чтобы лишний раз не тревожить руководителя, проще обратиться в удостоверяющий центр. Если вы раньше уже покупали подпись в центре, то директор проходил там верификацию. Поэтому не нужно еще раз идти лично, чтобы переоформить сертификат.

Еще один плюс того, что вы оформите подпись в удостоверяющем центре, — в расходах. Во-первых, несмотря на то, что подпись в инспекции бесплатная, вам все равно придется заплатить за специальный токен, на который инспекция запишет подпись. Средняя цена флешки — от 1300 до 2500 рублей. Если заказываете подпись в удостоверяющем центре, то подпись не обязательно записывать на токен, ее можно хранить в электронном виде, в облаке.

Во-вторых, если вы сдаете отчетность через спецоператора и через него же покупаете ЭЦП, то цена услуг за отправку отчетности будет ниже, чем если вы пользуетесь бесплатной подписью от ФНС. Цены на услуги по отправке отчетности смотрите в таблице.

Цены на отправку отчетности

Cтоимость БухСофт Отчетность смотрите тут 

Что делать с подписью главбуха

Что меняется. С 2022 года ФНС будет выдавать новую подпись только директору, то есть лицу, которое действует от имени организации без доверенности. Если нужно оформить подпись на представителя — бухгалтера или другого сотрудника, придется обратиться в аккредитованный коммерческий центр. Центр оформит подпись на физлицо.

Главбух с 2022 года сможет подписывать документы личной электронной подписью и при этом должен прикладывать электронную доверенность (п. 2 ч. 1 ст. 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ в ред. Закона № 476-ФЗ).

ФНС утвердила формат электронной доверенности на представителя (приказ от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@). Но методологию документооборота с доверенностью пока не определили. Порядок работы должны утвердить в течение переходного периода 2022 года.

Что делать в декабре. Чаще всего компании достаточно только одной электронной подписи, чтобы визировать отчетность. Если же главбух сам подписывает отчетность как представитель, то разберитесь, когда истекает виза. Порядок такой же, как в случае с электронной подписью директора (см. схему).

Когда надо оформить новую подпись

Если получили подпись на главного бухгалтера после переаккредитации удостоверяющего центра в 2021 году или до 1 июля 2021 года, а аккредитацию центр прошел после, электронная подпись главбуха будет действовать до конца срока сертификата. Когда срок действия закончится, оформите новую подпись на главбуха в любом аккредитованном центре. После 1 января дополнительно к подписи главбуху потребуется электронная доверенность.

Что касается ЭДО с деловыми партнерами, решите сами, как будете подписывать электронные накладные, акты и прочие документы — одной электронной подписью или двумя. Порядок — во внутреннем документе по ЭДО. А потребуется ли подпись главного бухгалтера компании для отправки для электронных больничных, рассказала руководитель группы учетных программ БухСофт.

Прочитайте важные статьи по теме «ЭЦП»:
Проверьте, какие кадровые дела завершить в декабре
Мифы и правда о новой электронной подписи
ФНС бесплатно раздает электронные подписи: бежать ли получать уже сейчас
Регистры, которые нужно распечатать в декабре
ЭДО: как перейти и с какими проблемами можно столкнуться
С 1 января 2022 года отменяются бумажные больничные. Их заменят электронные. Инструкция по переходу

Сколько подписей нужно для электронного больничного

Формально для электронного больничного требуется две электронные подписи организации: директора и главбуха.

Но если хотите сэкономить, можно обойтись и одной подписью. Поясню подробнее.

Минздрав требует скреплять электронный больничный двумя усиленными квалифицированными электронными подписями руководителя и главбуха (п. 72 Порядка, утв. приказом от 01.09.2020 № 925н).

И только если функции главбуха выполняет директор, на листке разрешается ставить одну УКЭП руководителя. Но на практике компании подписывают больничные только одной визой. ФСС относится к этому лояльно. Но если компании хотят подстраховаться, можно издать приказ, которым директор возложит на себя обязанности по учету. Передавать этот приказ в ФСС не нужно, при необходимости вы предъявите его специалистам фонда.

Елена Новикова
Руководитель группы учетных программ БухCофт