Выдаем документы работникам по новым правилам Роструда
Какие документы и в каком количестве надо выдавать по запросу работников
Какие документы, связанные с работой, надо выдавать работникам по запросу и при увольнении?
Компания обязана выдавать работнику документы по запросу, а также в последний день трудового договора, если они увольняются. Списки различаются. Рассмотрим оба случая.
По запросу. В статье 62 ТК есть список документов, которые нужно выдавать по запросам работников. Но этот перечень примерный и открытый. Например, специалисты Роструда считают, что нужно выдавать сотруднику копию его личной карточки, регистры бухгалтерского и налогового учета, подтверждающие удержанный и уплаченный НДФЛ, а также копию ПВТР (ответы на вопросы Роструда в телеграм-чате от 19.12.2023).
При увольнении. В последний рабочий день выдайте работнику трудовую книжку или СТД-Р, если сотрудник раньше отказался от бумажной трудовой (ст. 84.1 ТК). Какие бумаги предоставить работнику при увольнении, смотрите в таблице ниже. Учтите, за задержку с выдачей трудовой книжки или СТД-Р малую компанию оштрафуют на 1–5 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 и ч. 1 ст. 4.1.2 КоАП).
Какие документы нельзя выдавать работникам
Вы не должны выдавать по запросу сотрудников документы, которые содержат персональные данные других работников, а также государственную, коммерческую или иную охраняемую законом тайну. Кроме того, вы имеете право не выдавать работникам копии локальных нормативных актов, документов основной или административно-хозяйственной деятельности, а также материалов служебного расследования. С этими документами работодатели только знакомят сотрудников под подпись.
Должен ли работник обосновать, зачем ему нужен тот или иной документ, который запросил?
Нет. В ТК закреплено безусловное право работника получить по запросу у работодателя копии документов, связанных с работой. В свою очередь компания не вправе потребовать доказательств, что эти документы необходимы.
Как часто работник может запрашивать документы?
Никаких ограничений нет. Работник вправе запрашивать бумаги столько раз, сколько ему потребуется. Хоть каждую неделю. При этом максимальное количество документов по запросу тоже не установлено. Единственные ограничения могут быть связаны только со сроками хранения в компании документов того или иного вида. То есть, если вы не обязаны хранить эти документы, так как сроки истекли, вы вправе отказать работнику.
В какой срок выдавать документы работникам
Сколько времени есть у работодателя на подготовку и выдачу документов работнику по письменному заявлению?
Три рабочих дня. В этот срок работодатель обязан выдать сотруднику, в том числе бывшему, документы, которые тот запросил (ч. 1 ст. 62 ТК). Если выдадите документы позже этого срока, а работник пожалуется в трудовую инспекцию, ГИТ оштрафует малую компанию за нарушение трудового законодательства на 1–5 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 и ч. 1 ст. 4.1.2 КоАП).
С какой даты начинать отсчет трехдневного срока и что делать, если третий день выпадает на выходной?
Отсчет срока начинайте с даты подачи заявления. Этот день также входит в трехдневный срок. Например, если работник подал заявление в понедельник, выдайте документы в среду. Срок исчисляется в рабочих днях, поэтому праздничные и выходные дни в подсчет не включайте. Разъяснения привел Роструд в телеграм-чате от 19.12.2023.
Можно ли продлить срок выдачи документов, если сотрудник запросил огромное количество документов, связанных с работой?
Нет. Трудовой кодекс не предусматривает такую возможность. У вас есть не более трех рабочих дней со дня заявления на подготовку всех копий или выписок (ч. 1 ст. 62 ТК). Если же вы понимаете, что никак не успеваете подготовить нужные бумаги, попробуйте договориться с работником. Передайте в установленный срок хотя бы часть запрошенных бумаг и уведомите сотрудника, когда вы готовы предоставить оставшиеся документы (см. образец).
Каким способом выдавать документы работнику
Как компании исполнить запрос работника?
Компания может передать работнику документы двумя способами: лично работнику или его доверенному лицу либо направить по почте заказным письмом с описью вложения и с уведомлением. Конкретный способ работник должен указать в заявлении.
Можно ли взыскать с работника расходы на подготовку и отправку документов, особенно если их большое количество?
Нет. Работодатель должен выдать документы работнику безвозмездно. Компания не вправе взыскивать расходы, в том числе на отправку большого количества бумаг по почте заказным письмом.
Как компании подтвердить, что она исполнила запрос в срок?
Попросите работника дать расписку о получении бумаг или поставить подпись в специальном журнале. Нужно отметить, какие именно бумаги он получил и в какой день. Если компания отправляла документы по почте, то храните уведомление о вручении и опись.
Новый отчет о транспорте, который нужно сдать в военкомат
Кто, когда и в какой срок должен сообщить о транспорте
Военкоматы получают сведения о транспорте компаний автоматически от ГИБДД или Гостехнадзора (п. 5 Порядка, утв. приказом Минобороны от 14.03.2014 № 151). Но тем не менее мы выяснили, что военкоматы также сами собирают сведения о транспорте и в этих целях рассылают компаниям запросы. Игнорировать запрос от военкомата опасно. Если не представите сведения, военкомат оштрафует за неисполнение военно-транспортной обязанности малую компанию минимум на 175 тыс. руб., а директора — на 40 тыс. руб. (ст. 19.25 и п. 2 ст. 4.1.2 КоАП).
Что будет, если не сдать отчет
За несданный отчет в военкомат малой компании грозит штраф до 200 тыс. руб. (ст. 19.25 КоАП).
Военкомат ставит на учет спецтранспорт, тракторы, дорожно-строительные машины и механизмы, подъемники и некоторые другие автомашины компаний. Причем сами компании об этом могут даже не знать. При необходимости военкомат вправе забрать на время эти транспортные средства для нужд Вооруженных сил. Информацию о транспорте сообщите в военкомат в срок, который указан в запросе (п. 26 Положения, утв. Указом Президента от 02.10.1998 № 1175). Пока не получили запрос, сведения о транспорте не направляйте.
Как заполнить отчет о транспорте для военкомата
Представьте информацию по той форме, которую военкомат приложит к запросу. Если бланка отчета вместе с запросом не было, подайте информацию о транспорте в свободной форме, поскольку утвержденной нет. Например, вы можете использовать наш образец. Какие именно сведения желает получить военкомат, будет указано в запросе.
Учтите, что в некоторых регионах вместе с отчетом о транспорте военкоматы запрашивают развернутые сведения об организации. Например, информацию о численности работников с разбивкой по званиям, сведения о водителях, их адреса и номера водительских удостоверений. Если запрос в вашу компанию содержит такие требования, укажите и эти сведения вместе с информацией о транспорте.
Указывать в отчете для военкомата неполные или неверные сведения рискованно. Компанию или директора привлечь к административной ответственности могут и за то, что представите в военкомат неполные сведения о транспортных средствах и их техническом состоянии. Проверить достоверность информации о транспорте, которую получили от вас, сотрудники военкомата вправе в ходе визита в организацию (п. 15 Положения, утв. Указом Президента № 1175).
Две новые выплаты, которые должны начислять работникам упрощенцы
Как оплачивать неиспользованные отгулы
Неиспользованные отгулы больше не сгорят. С 6 декабря 2023 года вы должны начислить компенсацию, если сотрудники выбрали отгулы вместо двойной оплаты за работу в выходные или праздники, но не успели использовать эти отгулы и решили уволиться. Конституционный суд предписал законодателям внести поправки в статью 153 ТК по поводу оплаты работы в выходные и праздничные дни. А Минтруд уже разработал законопроект с изменениями в ТК и разместил на обсуждение на regulation.gov.ru (ID проекта 02/04/01-24/00144954). Поправки должны вступить в силу с 1 сентября 2024 года. Но уже сейчас работодатели обязаны действовать по новым правилам, поскольку есть постановление Конституционного суда от 06.12.2023 № 56-П. Далее читайте, что именно изменилось, почему Конституционный суд вмешался в действующий порядок и как начислять выплаты по-новому.
Как оплачиваются выходные по действующему ТК. Если работник трудится в выходные или праздники, он должен получить двойную оплату (ст. 153 ТК). При этом компании вправе установить свой размер оплаты за работу в выходные, но не меньше двойного. Правда, работник при этом вместо двойной оплаты может выбрать дополнительный оплачиваемый день отдыха, то есть отгул. И при этом за работу в выходной или праздник он должен получить одинарную оплату.
А в месяце, когда работник использует отгул, вы уменьшаете норму рабочего времени. Поэтому из-за отгула он в зарплате не теряет. Только вот порядок оплаты неиспользованных отгулов при увольнении в ТК не был прописан. Компенсации полагались только за отпуска (ст. 127 ТК). А неиспользованные отгулы сгорали, когда работник расторгал трудовой договор.
Почему суд изменил ситуацию. Четыре женщины пожаловались в Конституционный суд. Они работали в выходные, но вместо двойной оплаты за эти дни выбрали отгулы (ст. 153 ТК). Однако использовать отгулы не успели, так как компания их уволила по сокращению штата. На момент увольнения у каждой имелись неиспользованные отгулы за работу в выходные, причем в большом количестве, от 80 до 300 дней.
Судьи посчитали ситуацию несправедливой. Действительно, женщины сами выбрали дополнительные выходные вместо двойной оплаты, как это предусматривает статья 153 ТК. Однако выходные предоставляет работодатель, сами работники не могут их использовать без согласования с руководством. И получается, что возникают ситуации, когда работник увольняется и не успевает ни использовать выходные, ни получить за них дополнительную оплату. Поэтому Конституционный суд поручил законодателям внести поправки в статью 153 ТК. А работодателям рекомендовал уже сейчас оплачивать при увольнении неиспользованные выходные, то есть доначислять разницу между обычной и повышенной оплатой труда в нерабочее время (постановление Конституционного суда от 06.12.2023 № 56-П).
Как начислять выплаты по новым правилам. Если ваш работник увольняется и при этом имеет неиспользованные отгулы, вначале предложите ему отгулять эти выходные. В таком случае он пишет заявление на отгул и за месяц, в котором использовал отгулы, получит обычную зарплату. В этом месяце вы должны соответственно уменьшить норму рабочего времени (письма Минтруда от 26.10.2018 № 14-2/ООГ-8551, Роструда от 17.05.2022 № ПГ/10843-6-1 и от 18.02.2013 № ПГ/992-6-1). Компенсацию за отгулы вы не начисляете, так как все отгулы работник использует.
Пример 1. Как начислять зарплату, если работник использует отгулы
Если работник не использует дополнительные выходные перед увольнением, начислите ему компенсацию в последний день работы. Компенсация равна разнице между двойной оплатой, которую он должен был получить за работу в выходные или праздники, и оплатой, которую ему по факту начислили за эти дни. Формулу для расчета компенсации работнику за неиспользованные отгулы при увольнении смотрите ниже. А расчеты на цифрах даны в примере далее.
Пример 2. Как начислить компенсацию за неиспользованные отгулы
Какие зарплатные налоги начислить. Компенсация отгулов при увольнении не освобождается от уплаты взносов и НДФЛ. Поэтому начислите на сумму компенсации страховые взносы по обычным правилам. При выплате денег работнику начислите НДФЛ. Компенсацию, а также уплаченные НДФЛ и взносы включите в расходы, если применяете УСН с объектом «доходы минус расходы» (подп. 6 и 7 п. 1 ст. 346.16 НК).
Какие изменения внести во внутренние документы. Пропишите порядок выплаты компенсации отгулов в правилах внутреннего трудового распорядка или ином документе компании. Укажите, какую выплату получит работник при увольнении, и порядок расчета (см. образец).
Какую компенсацию начислять за невыплаченные суммы
С 30 января 2024 года вы обязаны выплачивать работникам компенсацию не только за суммы, которые вы выплатили с опозданием, но и за невыплаченные суммы, которые работнику присудили арбитры (ст. 236 ТК и Федеральный закон от 30.01.2024 № 3-ФЗ). Например, работник обратился в суд из-за недоплаченного заработка или отпускных и выиграл дело. В таком случае вы обязаны начислить заработок либо отпускные, а также компенсацию за просрочку со дня, следующего за днем, когда эту выплату работник должен был получить, но не получил.
Как начислить новую компенсацию. Компенсацию считайте по тем же правилам, по которым определяете сумму обычной компенсации за просрочку заработка. Минимальную компенсацию определите за каждый день просрочки по ставке, равной 1/150 ставки ЦБ (ст. 236 ТК). Формулу смотрите ниже.
В расчет подставляйте ту ставку, которая действовала в период просрочки. Если ставка менялась, считайте компенсацию отдельно за каждый период. Вы вправе выплачивать компенсацию в повышенном размере, если прописали ее во внутренних документах компании.
Пример 3. Как считать компенсацию за просрочку
Какие зарплатные налоги начислить. При выплате компенсации безопаснее начислить и удержать НДФЛ (письма ФНС от 26.01.2023 № БС-4-11/850 и Минфина от 25.10.2022 № 03-04-05/103057). Правда, в более ранних разъяснениях Минфина была противоположная позиция (письмо от 11.03.2022 № 03-04-05/18004). Специалисты финансового ведомства считали компенсацию предусмотренной законом необлагаемой выплатой (п. 1 ст. 217 НК). Но позже позицию поменяли, поскольку компенсация не является возмещением расходов работника, ее обязан платить работодатель в качестве ответственности за просрочку выплат.
Также на компенсацию начислите взносы в ФНС, а также взносы в СФР на случай травматизма (письма Минфина от 27.05.2022 № 03-04-06/50079 и от 04.08.2021 № 03-15-05/62566). Компенсация за просрочку облагается взносами в полном объеме, поскольку не входит в утвержденные списки необлагаемых выплат (ст. 422 НК и ст. 22 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Какие изменения внести во внутренние документы. Добавьте в правила внутреннего распорядка или иной документ компании, что вы выплачиваете компенсацию не только за просрочку начисленных выплат, но и за выплаты, которые назначили по решению суда. Укажите также порядок расчета и ставку, которую вы применяете, когда считаете компенсацию.
