Как заверять копии документов для налоговиков и работников
Как заверить документы для работников
Компания на УСН выдает сотрудникам копии приказов о приеме, переводах, премиях и увольнениях, трудовых книжек и др. Сейчас действует два документа, в которых написано, как заверять копии для работников:
— ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденный постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее — ГОСТ);
— Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-Х (далее — Указ).
Указ, помимо заверительной надписи на копии, требует указывать еще место, где находится подлинник документа. Главбухи запаниковали и забросали редакцию вопросами, как же теперь заверять трудовые книжки и что делать со старыми копиями бумаг, которые они уже выдали работникам (см. экспресс-ответы ниже).
Экспресс-ответы
— Ставить ли отметки о хранении на копиях трудовых книжек, если Указ еще с 1983 года требовал этого?
— Вы вправе сами решить, как заверять копии — писать, где хранится оригинал, или нет. Копии от этого не станут недействительными.
— Мы выдали копию трудовой книжки работнику и написали, что оригинал находится у нас. А на следующий день работник уволился. Теперь надо потребовать у него копию назад и написать, что документ у нас не хранится?
— Оставьте все как есть. В копии вы записали день, когда заверили документ. На эту дату подлинник находился в вашей компании.
— Будет ли штраф, если мы не ставим отметки, где хранятся оригиналы?
— Штрафа за это не будет.
Если оформляете копию трудовой книжки, все листы скрепите. Заверьте каждый лист. Напишите: «Верно» или «Копия верна». А рядом поставьте должность лица, кто заверил копию, его подпись, расшифровку, дату заверения и печать организации, если она есть (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003). Для удобства можете изготовить штамп с фиксированными сведениями.
На последнем листе раздела о работе запишите: «Работает по настоящее время», поставьте дату, должность, фамилию, инициалы заверяющего, печать (если есть).
Живой образец копии трудовой — ниже. Дождитесь, когда в образце появится полная заверительная надпись.
Образец 1. Как заверить трудовую книжку работника
На заметку
Как заверять копии по новому ГОСТу
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вводит с 1 июля 2018 года два варианта, как заверять копии. Они зависят от того, как вы используете копии — для внутреннего пользования или отдаете в другую организацию.
Для внутреннего пользования. Если вы делаете копии внутри компании, напишите: «Верно», должность лица, который ее заверяет, его подпись с расшифровкой и дату заверения.
Для другой организации. Дополнительно к заверительной надписи укажите, где хранится оригинал документа: «Подлинник трудовой книжки находится в ООО “Весна” в деле № __ за ___ год». Новый ГОСТ требует заверять печатью копии, которые вы отдаете на сторону (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Но если компания отказалась от печати, то поставить штамп невозможно. Вероятно, Росстандарт к 2018 году учтет эти недостатки и доработает ГОСТ.
Как заверять документы для налоговиков
Правила о том, как заверить копии для налоговиков, следуют из НК РФ. Порядок, по которому заверяют бумаги, определяет ФНС (п. 2 ст. 93 НК РФ). Но служба еще не утвердила эти правила. Поэтому Минфин при заверении копий рекомендует ориентироваться на ГОСТ Р 6.30-2003 (письмо от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142).
Мы спросили у специалиста ФНС, надо ли компаниям руководствоваться Указом, когда они готовят копии в инспекцию. То есть ставить отметки о том, где хранится оригинал. Подробности — во врезке ниже.
Не пишите на копии, где храните оригинал
Сергей Тараканов, советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса
— НК РФ не обязывает компании и ИП указывать сведения о том, где хранится оригинал (п. 2 ст. 93 НК РФ). Поэтому налоговики не вправе отказаться принимать копии из-за того, что на них нет отметки. Кроме того, компания вправе представить в инспекцию подшивку, которая состоит из копий разных документов. Эти документы могут храниться в разных местах. Поэтому технически невозможно будет поставить отметку, где находятся оригиналы.
Читайте также
Образец уведомления, чтобы отсрочить сдачу документов в ИФНС, смотрите в журнале «Упрощенка», 2017, № 6.
ФНС разработала проект, где определила, как заверять копии. Сшивать в пачки можно не более 200 страниц. Пока правила не утвердили, ориентируйтесь на рекомендации Минфина. Он разрешает заверять подшивку максимум из 150 листов (письмо от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336). Основные правила о том, как заверять подшивку и живой образец заверительной надписи — смотрите ниже. Если заверить копии не по правилам, есть риски. Инспекторы посчитают, что вы не представили бумаги, или захотят ознакомиться с подлинниками (письмо ФНС России от 16.07.2013 № АС-4-2/12705).
Образец 2. Как сделать заверительную надпись на подшивке
Памятка. Как заверять подшивку документов
за правильный ответ
Фонд требует сдать СЗВ-К на всех сотрудников
Почему ПФР требует СЗВ-К
Многие пенсионные фонды раз в три года проводят проверку по тем застрахованным работникам, по которым на лицевых счетах отсутствует информация о стаже до 2002 года. Последний раз такую сверку фонды проводили в 2014 году.
Сейчас ПФР обновляет данные, поэтому у большинства компаний требует СЗВ-К. Это нам пояснил специалист фонда (см. врезку ниже).
СЗВ-К подавайте только на сотрудников со стажем до 2002 года
Наталья Бакулина,
начальник отдела персонифицированного учета УПФР
в Краснозерском районе Новосибирской области
— Фонды запрашивают СЗВ-К в связи с тем, что во время массового сбора этих форм многие сотрудники не работали, уезжали на заработки за рубеж или по каким-то другим причинам на них не оформили отчет. Теперь на лицевых счетах работников нет стажа. Без этих сведений Пенсионный фонд не может правильно рассчитать пенсию, поэтому и требует формы.
ПФР отправляет запрос СЗВ-К:
— в виде письма по почте;
— через оператора, с помощью которого компания отправляет отчетность в фонд.
Срок сдачи СЗВ-К устанавливают отделения ПФР. Закон крайнюю дату не определяет.
Надо ли сдавать СЗВ-К
СЗВ-К компании сдают только по запросу отделений ПФР. Необходимость отчитываться зависит от того, есть у вас работники со стажем до 2002 года или нет.
Нет сотрудников со стажем до 2002 года. Фонды шлют запросы не только на сотрудников, которые работали до 2002 года, но даже на тех, кому в 2002 году было всего 12—15 лет. Кроме того, сведения хотят получить на иностранцев, а также уволенных.
Образец 1. Уведомление о невозможности представить СЗВ-К
Сдайте в ПФР уведомление о том, что не можете представить данные. Образец уведомления смотрите выше. В уведомлении запишите причины, почему отказываете фонду:
— сотрудники, по которым ПФР запрашивает сведения, уже уволились, трудовых книжек на них нет;
— у работников нет трудового стажа до 2002 года, на тот момент они только достигли 12—15 лет;
— сотрудник является совместителем, трудовая — в другой компании;
— форму запросили на иностранца, стаж которого при назначении пенсии не учитывается (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 17.12.01 № 173-ФЗ). Каких иностранцев включать в отчет, смотрите во врезке ниже.
На заметку
Надо ли включать в СЗВ-К работу за рубежом
Сдайте СЗВ-К, только если Россия заключила с иностранным государством международный договор, который позволяет учитывать зарубежный стаж при назначении пенсии. Например, такой договор существует для граждан Украины. При назначении пенсии учитывают трудовой стаж, который они приобрели на территории Украины и бывшего СССР (п. 2 ст. 6 Соглашения о гарантиях прав граждан государств — участников СНГ в области пенсионного обеспечения от 13.03.92). Значит, в форме СЗВ-К на сотрудника следует показать «украинский» стаж до 2002 года.
Есть работники, которые начали трудиться до 2002 года. Фамилии работников, на которых надо представить данные, специалисты ПФР обычно сами перечисляют в запросе. Если фонд не приложил список, отчитайтесь только по лицам со стажем до 31 декабря 2001 года включительно, в том числе по тем, кто пришел в компанию позже 2002 года.
Заполните СЗВ-К по форме из нового постановления Правления ПФР от 11.01.2017 № 2п. Сведения о стаже до 2002 года возьмите из трудовых книжек и других документов. Такими документами могут быть письменные трудовые договоры, справки работодателей, выписки из приказов, лицевые счета и т. п.
Периоды работы заносите в хронологическом порядке. То есть первой у вас будет запись о первом месте работы сотрудника, последней — запись о месте работы в 2001 году.
Образец 2. Как заполнить форму СЗВ-К
Если работник трудился в тяжелых условиях, которые дают право на досрочную пенсию, этот стаж выделите в форме отдельно.
Общий трудовой стаж распишите в конце формы. Его считает программа. Но компания может перепроверить расчет (см. врезку ниже).
На цифрах
Как посчитать стаж сотрудника для СЗВ-К
Правила расчета. Чтобы посчитать стаж, сложите даты увольнения и даты приема на работу по трудовой книжке. Посчитайте разницу дат увольнения и трудоустройства. Прибавьте по одному дню на каждый случай увольнения. Так вы найдете стаж (п. 33 Правил, утвержденных постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 2п).
Пример. Сотрудник работал в компании с 15.07.1998 по 12.09.1999. А с 25.09.1999 по 30.09.2001 служил в армии. Сумма дат увольнений равна 42.18.4000 (12.09.1999 + 30.09.2001). Сумма дат приема на работу — 40.16.3997 (15.07.1998 – 25.09.1999). Разница — 02.02.0003 (42.18.4000 – 40.16.3997). То есть 3 года, 2 месяца и 2 дня. К результату надо прибавить 1 день на случай увольнения. Итоговый стаж — 3 года, 2 месяца и 3 дня.
Проверьте стаж работника в нашем калькуляторе. Вбейте в пустые ячейки дату, месяц и год, в котором сотрудник устроился на работу и день, месяц и год увольнения. Последний день работы - не позже 31.12.2001, так как фонд собирает данные о стаже до 2002 года. По вашим данным калькулятор сам посчитает стаж.
Вместе с формой СЗВ-К сдайте сопроводительную опись АДВ-6-1. Бланк возьмите из постановления Правления ПФР от 11.01.2017 № 2п. Отправить СЗВ-К и опись вы можете как на бумаге, так и электронно.
Как заполнить форму СЗВ-К в программе ПФР
1. Скачайте программу для подготовки СЗВ-К на сайте ПФР pfrf.ru в разделе «Страхователям / Работодателям / Бесплатные программы, формы и протоколы». Например, отчет формирует программа Spu_orb. Установите и откройте программу.
2. В разделе «Настройки» откройте «Реквизиты предприятия». Введите данные компании:наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер и т.д.
3. В разделе «Ввод данных» выберите «Сведения о трудовом стаже: СЗВ-К». Нажмите в верхнем левом углу кнопку «Добавить», чтобы внести данные сотрудника: ФИО, дату рождения, ИНН, адрес, пол и пр. Сохраните данные.
4. Нажмите в левом нижнем углу кнопку «Добавить», чтобы ввести стаж работника. Период работы и (или) службы возьмите из трудовой книжки, трудовых договоров, справок и пр. Заносите их по порядку, начиная с записи о первом месте работы. Сохраните стаж.
5. Нажмите в левом нижнем углу кнопку «Выход». Далее пройдите по ссылкам «Выгрузка» /«Выгрузка СЗВ-К»/«Сформировать пачки»/«Печать пачек». Формы готовы. Распечатайте их, подпишите и сдавайте.
Что будет, если не сдать СЗВ-К
Для компании нет штрафа за то, что она могла сдать форму СЗВ-К, но не сделала этого. Есть риск, что за отказ от подачи сведений оштрафуют руководителя фирмы на сумму от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).
Сотрудники ПФР могут обязать фирму возместить ущерб, причиненный фонду из-за несдачи формы СЗВ-К, если это повлекло за собой перерасход средств (п. 3 ст. 25 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ). Но на практике это маловероятно.
Если компания не сдала сведения о страховом стаже по форме СЗВ-К, то, наоборот, фонды начислят пенсию работникам в меньшем размере, чем они заработали. То есть пострадает не фирма, а сотрудники, которым фонд не учел страховой стаж и не доплатил пенсию. Если потом работники будут спорить с фондом и потребуют пересчитать выплаты, то судьи откажут пенсионерам в иске (апелляционное определение Краснодарского краевого суда от 03.11.2016 по делу № 33-29088/2016).
за правильный ответ
Пять реальных историй о том, за что директор наказал бухгалтера
За беспорядок в работе, некорректное общение и конфликты в офисе директор вправе наказать главбуха или бухгалтера. За первое нарушение — сделать замечание или выговор, а за второе — даже уволить (ст. 192 и 194 ТК РФ). Мы собрали пять показательных историй, когда сотрудницам не удалось избежать наказания.
История № 1
Наведите курсор на кружок и прочитайте, за что директор наказал сотрудницу
- Главбух провела инвентаризацию только на бумаге
Главбух провела инвентаризацию только на бумаге
За что директор наказал главбуха. Руководитель поручил главбуху провести инвентаризацию ТМЦ в связи с тем, что увольнялся начальник снабжения. Но главбух формально подошла к своим обязанностям. Сначала она затягивала сроки ревизии, а потом оформила опись только на бумаге. Фактические остатки с учетными данными никто не сверял. Директор назначил комиссию и поручил разобраться.
Комиссия выявила, что главбух не вела учет ТМЦ, в опись включила компьютеры и другое имущество, которого в компании уже не было. Комиссия обнаружила еще два нарушения. Во-первых, сотрудница выдавала начальнику снабжения — своему брату деньги на представительские расходы, а потом списывала расходы без документов. Во-вторых, главбух угрожала другим работникам, что спишет на них недостачи родственника.
Итог спора. Главбух пошла в суд, но проиграла. Судьи согласились, что директор законно объявил выговор за нарушения в работе (апелляционное определение Московского городского суда от 14.07.2015 по делу № 33-24615/2015).
Совет редакции. Не подходите формально к инвентаризации. Наказать за ошибки в учете может не только директор, но и инспекция. За искажение любой строки баланса более чем на 10% штраф — 10 000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).
История № 2
Наведите курсор на кружок и прочитайте, за что директор наказал сотрудницу
- Бухгалтер отказалась менять учетную политику
Бухгалтер отказалась менять учетную политику
За что директор наказал бухгалтера. Главбух поручила своей подчиненной разработать формы «первички» и подготовить проект учетной политики. Бухгалтер отказалась выполнять распоряжение. Она заявила, что ее рабочее место не оборудовали всем необходимым — для работы ей не хватает справочно-правовой системы, принтера, технической документации и т. п. За то, что девушка отказалась выполнять распоряжение главбуха-начальника, директор объявил ей выговор.
Итог спора. Бухгалтер обжаловала выговор в суде. Но суд поддержал компанию. Судья изучил должностную инструкцию истицы. В инструкции четко прописано, что бухгалтер должна готовить проекты учетной политики и «первички». Причем учетная политика в компании уже была, ее просто надо было немного изменить, а формы «первички» привести в соответствие с новым законом о бухучете. А этого бухгалтер не сделала, хотя у нее стоял компьютер с законодательной базой (апелляционное определение Верховного суда Чувашской Республики от 15.12.2014 по делу № 33-4752/2014).
Совет редакции. Изучите должностную инструкцию, прежде чем ее подписать. Вы не сможете отказаться от тех функций, которые взяли на себя. И потом, если неоднократно игнорируете распоряжения руководства, можно потерять должность (апелляционное определение Московского городского суда от 26.08.2016 по делу № 33-32967/2016).
Читайте также
Бухгалтер выполняет обязанности кассира. Полагается ли доплата за кассу? Ответ — в журнале «Упрощенка», 2016, № 9.
Если же обязанности не записаны в должностной инструкции, то руководство не вправе заставить вас выполнять чужую работу. В случае спора судьи признают увольнение незаконным (апелляционное определение Иркутского областного суда от 23.06.2016 № 33-8683/2016).
История № 3
Наведите курсор на кружок и прочитайте, за что директор наказал сотрудницу
- Главбух задерживала зарплату и отпускные
Главбух задерживала зарплату и отпускные
За что директор наказал бухгалтера. Главный бухгалтер не вовремя выдавала отпускные и заработную плату уволенным работникам. Отпускные платила в первый или второй день отдыха, а не за три календарных дня, как требует ТК РФ Заработную плату задерживала на два-три дня, а то и на целую неделю. В опозданиях она винила отдел кадров, который поздно давал ей приказы об увольнении и отпусках.
Итог спора. В суде арбитры согласились с компанией. Бухгалтерия должна была проставлять на подлинниках приказов отметки, если их передали на оплату с нарушением срока. Но таких отметок не было (апелляционное определение Красноярского краевого суда от 26.12.2016 по делу № 33-17323/2016).
Совет редакции. Вовремя выдавайте зарплату и отпускные (см. сроки в таблице ниже). Организуйте документооборот с другими службами. Кроме того, попросите директора снижать премии сотрудникам, которые нарушают сроки передачи документов. Правила об уменьшении премий запишите в положении об оплате труда.
Таблица. В какие сроки выдавать зарплату и отпускные
| Вид выплаты | Сроки выдачи |
|---|---|
| Зарплата: — за первую половину месяца (аванс) — за вторую половину месяца | Не позднее 30-го числа текущего месяца Не позже 15-го числа следующего месяца |
| Отпускные | За три календарных дня до начала отпуска |
| Расчет при увольнении | В день увольнения. А если человек не работал, не позднее следующего дня после того, как он пришел за расчетом |
На заметку
Вправе ли директор уволить за работу на дому
В трудовом договоре должно быть сказано, что вы вправе работать на дому. Если дни удаленной работы не определены в договоре, согласуйте эти условия с руководством и определите правила работы. Например, сотрудник пишет начальнику в письме на электронку «работаю удаленно». Если начальство подобным образом не уведомить, то за прогул могут уволить (апелляционное определение Московского городского суда от 02.12.2016 по делу № 33-48709/2016).
История № 4
Наведите курсор на кружок и прочитайте, за что директор наказал сотрудницу
- Бухгалтер облила коллегу водой
Бухгалтер облила коллегу водой
За что директор наказал бухгалтера. Бухгалтер поругалась с коллегой и опрокинула на нее чашку с водой. Директор предложил работнице письменно объяснить свое поведение. Сотрудница отказалась. Гендир назначил выговор за нарушение правил внутреннего трудового распорядка, кодекса этики и служебного поведения и лишил бухгалтера премии за месяц.
Итог спора. Бухгалтер обратилась в суд, но проиграла. Против нее дали свидетельские показания другие сотрудники (апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 05.04.2017 № 33-7733/2017).
Совет редакции. Бесполезно отстаивать хамство в суде, если правила поведения на рабочем месте записаны в локальных актах: правилах трудового распорядка, кодексе этики и т. п. (письмо Минтруда России от 16.09.2016 № 14-2/В-888, постановление Челябинского областного суда от 17.12.2015 № 4а-15-957/2015).
На заметку
Громкий голос — это не нарушение дисциплины. А индивидуальная особенность работника.
Если в локальных актах не записаны правила поведения сотрудников на работе, а директор наказывает вас за грубость, то в суде используйте такие аргументы в свою защиту:
— с коллегой вели обычный деловой разговор;
— громкий голос — это индивидуальная особенность, а не нарушение трудовой дисциплины (апелляционное определение Алтайского краевого суда от 26.08.2015 по делу №33-7952/2015);
— у руководителя нет доказательств проступка — фотографий, видеозаписей, переписки, показаний свидетелей и пр. (апелляционные определения Санкт-Петербургского городского суда от 05.04.2017 № 33-7733/2017 и Нижегородского областного суда от 01.12.2015 № 33-12244/2015).
На заметку
Еще семь запретов на работе
1. «Сидеть» в соцсетях (апелляционное определение Свердловского областного суда от 13.06.2013 по делу № 33-6668/2013).
2. Курить на территории компании (апелляционное определение Самарского областного суда от 04.09.2014 по делу № 33-8824/2014).
3. Общаться по телефону в рабочее время (решение Тушинского районного суда г. Москвы от 24.02. 2016 по делу № 2-1007/16).
4. Игнорировать дресс-код (определение Московского городского суда от 22.06.2011 по делу № 33-19143).
5. Покидать рабочее место без уведомления руководителя (апелляционное определение Верховного суда Удмуртской Республики от 25.07.2016 по делу № 33-3352/2016).
6. Опаздывать на работу (апелляционное определение Московского городского суда от 04.10.2016 по делу № 33-39078/2016).
7. Спать во время обеда (апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 14.09.2012 по делу № 33-5360).
Образец. Как сформулировать правила поведения работника
История № 5
Наведите курсор на кружок и прочитайте, за что директор наказал сотрудницу
- Бухгалтер не вышла на работу
Бухгалтер не вышла на работу
За что директор наказал бухгалтера. Бухгалтер не пришла на работу и не представила никаких подтверждающих документов руководителю. Генеральный директор компании уволил сотрудницу за прогул.
Итог спора. Сотрудница обратилась в суд. Прогул бухгалтер объясняла тем, что согласовала свое отсутствие на работе с главным бухгалтером организации. Но главный бухгалтер это не подтвердила. А других доказательств у сотрудницы не было. Поэтому арбитры встали на сторону компании (апелляционное определение Московского городского суда от 26.10.2016 № 33-42426/2016).
Совет редакции. Чтобы руководство вас не наказало за прогул, всегда уведомляйте генерального директора фирмы о пропуске работы, плохом самочувствии, не уходите из организации в рабочее время без разрешения руководства и т. п.
Если не смогли прийти на работу, возьмите справку от врача или выписку из медицинской карты в своей местной поликлинике. Названные документы помогут вам доказать в суде, что вы вынужденно пропустили работу, а не прогуляли рабочий день по личному желанию без причины (определение Московского городского суда от 20.03.2013 № 4г/1–2131).
Из-за формальной инвентаризации вы можете исказить бухотчетность. За это налоговики оштрафуют главбуха.
Проверьте должностную инструкцию, прежде чем подписать. Если не выполните какие-то обязанности, руководитель вправе наказать.
Визит к врачу в рабочее время подтвердите справкой или выпиской из медкарты, чтобы потом вас не обвинили в прогулах.
Три главных совета