Обязательные документы, которые надо оформить перед отпуском
Памятка. Какие отпускные документы надо оформлять
Отпуск по графику
Обязательные документы по защите персональных данных
Надо ли брать заявление работника?
Заявление работника необязательно, если человек идет в отпуск по графику. Наоборот, работодатель обязан известить сотрудника о запланированном отдыхе не позднее чем за две недели до начала (ст. 123 ТК).
Однако если в вашей организации много сотрудников, вы можете просить их писать заявления даже на отпуска по графику. Так вы будете уверены, что точно ничего не пропустите и выдадите отпускные в установленный срок (ст. 136 ТК).
Можно ли не составлять отдельные уведомления об отпуске?
Организация не нарушит закон, если не выдаст работникам отдельные уведомления, а попросит сразу расписаться в приказе на отпуск за две недели до начала отдыха. Установленные нормы компания выполнила, сотрудника предупредила в нужный срок (ст. 123 ТК и письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).
Можно ли уведомлять об отпуске по электронке?
Рискованно рассылать электронные уведомления об отпуске вместо бумажных. Фирма обязана известить работника о запланированном отдыхе под подпись (ст. 123 ТК). А по электронной почте закон разрешает уведомлять только дистанционных работников. Причем документ необходимо заверить усиленными электронными подписями двух сторон — работодателя и работника (ст. 312.1 ТК).
Если же вы просто пришлете сотруднику уведомление по электронной почте, он может сказать, что ничего не получал. И в подобных спорах суды принимают сторону работников (решение Московского районного суда г. Чебоксары от 04.09.2015 № 12-855/2015).
Внеплановый отпуск
В какой срок требовать заявление на отпуск?
Сотрудник должен написать заявление на внеплановый отпуск, если собирается отдыхать не по графику. Форма заявления произвольная. Главное — указать даты и количество дней.
В какой срок подавать заявление, в законе не сказано. Однако вы должны оплатить любой отпуск за три дня до начала (ст. 136 ТК). Поэтому требуйте у работников заявление как минимум за неделю. Так вы успеете оформить документы и выдать работнику деньги в срок.
Если же работник сегодня подал заявление на отпуск с завтрашнего дня, вы не выполните это требование. Тогда есть риск, что фирму и директора оштрафуют за нарушение сроков. Оспорить штраф можно в суде, если работодатель докажет, что не мог вовремя выдать деньги (решение Ивановского областного суда от 30.03.2017 № 21-82/2017).
Важное обстоятельство
По закону вы обязаны оплатить отпуск не позднее чем за три дня, даже если не знали в это время об отдыхе сотрудника (ст. 136 ТК).
Советуем прописать в правилах внутреннего распорядка, что работники обязаны подавать заявление на отпуск за неделю до начала отдыха.
Может ли сотрудник подать заявление по электронке?
Если работник подал заявление на отпуск по электронной почте, документ имеет законную силу, только если порядок передачи заявлений на отпуск вы утвердили во внутреннем документе компании. Например, вы могли прописать в правилах внутреннего распорядка, что сотрудники вправе направлять электронные заявления об отпусках на адрес отдела кадров. Кроме того, на личных заявлениях необходима подпись работника. Так что заявление в электронном виде сотрудник обязан заверить электронной подписью.
Если же порядок электронного документооборота в компании вы не установили, требуйте от работников только бумажные документы с личной подписью. Обычно в подобных спорах суды принимают сторону работодателя (см. таблицу).
Таблица. Споры об электронных заявлениях на отпуск
Как отказать работнику, который хочет взять отпуск вне графика?
Если руководитель не одобряет незапланированный отпуск работника, то ставит свою визу на заявлении. В этом случае вы не оформляете больше никаких документов.
В некоторых ситуациях по закону работодатель обязан отпустить работника. Например, если его супруга уходит в декретный отпуск (ст. 123 ТК).
Читайте также
Когда компания не вправе отказать в отпуске, читайте в статье «В каких кадровых просьбах отказать работникам, а какие нельзя игнорировать».
Перенос или замена отпуска
Как оформить перенос отпуска?
Если фирма не вовремя выдала отпускные или заранее не уведомила об отпуске по графику, то работодатель обязан перенести отпуск. Для этого работник пишет письменное заявление, в котором ставит новые даты, когда он планирует отдыхать, а также причину, по которой переносит отпуск (ст. 124 ТК). Если же работодатель сам не хочет отпускать работника отдыхать по графику, то перенести отпуск можно только с согласия работника. Как оформить согласие, в Трудовом кодексе не сказано. На практике работодатель оформляет приказ о переносе и просит сотрудника расписаться в том, что он согласен с новыми сроками. На основании приказа работодатель вносит новые даты в график отпусков.
Как заменить отпуск компенсацией?
Работник вправе получить компенсацию, если не хочет использовать дополнительный отпуск, превышающий 28 календарных дней (ст. 126 ТК). В этом случае он должен написать заявление и указать количество дней, за которые хочет получить компенсацию. Этот документ потребуют специалисты Роструда при проверке. Трудовой кодекс не обязывает оформлять приказ.
Вы не вправе выплатить компенсацию вместо отпуска (ст. 126 ТК):
- беременной женщине;
- работнику до 18 лет;
- любому работнику, если он хочет заменить обычный ежегодный отпуск продолжительностью 28 дней;
- работнику, который трудится во вредных условиях и хочет заменить компенсацией минимальный дополнит
Образцы
Заявления о переносе отпуска и замене отпуска компенсацией.
Трудовой кодекс обязывает оплачивать отпускные за три дня до отдыха, а компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении — в последний день работы сотрудника (ст. 136 и 140 ТК). Но кодекс не устанавливает какие-либо сроки для оплаты компенсации, которую действующий работник просит выдать взамен отпуска. Поэтому в правилах внутреннего распорядка определите, в какие сроки вы выдаете компенсацию вместо отпускных.
Как посчитать отпуск новичку, который идет отдыхать в первых числах?
Обычно для отпускных вы берете заработок за последние 12 месяцев. Но что делать, если кто-то идет отдыхать в первых числах или недавно устроился на работу? Выплату надо считать иначе. Смотрите мультфильм, как не ошибиться.
This is a modal window.
На заметку
Как оформить учебный отпуск
Вы обязаны предоставлять оплачиваемый учебный отпуск работнику, который учится:
- в вузе по заочной или очно-заочной форме в рамках программ бакалавриата, специалитета или магистрач. 1 ст. 173 ТК);
- в аспирантуре (адъюнктуре) по программам подготовки научно-педагогических кадров, ординатуре по заст. 173.1 ТК);
- в техникуме или колледже по заочной и очно-заочной форме обучения (ч. 1 ст. 174 ТК);
- в школе, гимназии, лицее по очно-заочной форме обучения (ч. 1 ст. 176 ТК).
Чтобы получить отпуск, работник пишет заявление и прикладывает к нему справку-вызов (приказ Минобрнауки от 19.12.2013 № 1368). В заявлении сотрудник ставит даты и пишет цель отпуска — сдать сессию или подготовить дипломную работу. Издайте приказ на отпуск, рассчитайте и выплатите отпускные за три дня до начала отдыха (ст. 136 ТК).
за правильный ответ
Как оплачивать отпуск в июне
Сколько получат сотрудники, если возьмут отпуск
Если сотрудник возьмет отпуск в июне, сумма его выплат за месяц сложится из отпускных и зарплаты за отработанные дни. В итоге размер месячного дохода будет зависеть от того, на сколько дней сотрудники возьмут отпуск и на какие дни — только на рабочие или еще на выходные. Рассмотрим несколько ситуаций.
Ситуация 1. Работник берет отпуск на две недели
Расчетный период для июньских отпускных — с 01.06.2017 по 31.05.2018. Это 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска (п. 4 Положения, утв. постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922).
Рассчитайте средний дневной заработок исходя из выплат, которые предусмотрены системой оплаты труда (п. 2 Положения № 922). Список таких выплат смотрите в таблице 1 ниже.
Таблица 1. Выплаты для расчета отпускных
Отпускные считайте по формуле (п. 9 Положения № 922):
Отпускные = Средний дневной заработок х Число дней отпуска
В число оплачиваемых дней отпуска включайте выходные, но не учитывайте праздники. Например, если сотрудник взял две недели отпуска с 4 по 17 июня, то ему надо оплатить 13, а не 14 дней. День 12 июня не оплачивайте (ч. 1 ст. 120 ТК).
Пример 1. Расчет отпускных
Ситуация 2. Работник берет отпуск на неделю
В июне одна неделя будет удлиненная, с 4 по 9 июня все фирмы будут работать 6 дней. А следующая неделя, наоборот, короткая, трехдневная. Доход за месяц зависит от того, какую неделю отпуска работник берет — длинную или короткую. Рассмотрим обе ситуации.
Пример 2. Расчет отпускных
Ситуация 3. Работник берет отпуск на рабочую субботу 9 июня
В июне 20 рабочих дней. Если вместо одного рабочего дня сотрудник возьмет отпуск, то он потеряет в деньгах за месяц. Объясним, почему. Отпускные компания считает из среднего заработка, а зарплату за рабочий день — из дневной/часовой ставки. В июне один день короткий, поэтому рассчитать зарплату за месяц надо из часовой ставки.
Средний заработок вы определяете исходя из среднемесячного числа календарных дней — 29,3 дня (ст. 114 и 139 ТК РФ). Когда считаете дневную ставку, то вы делите оклад на рабочие дни в месяце. Так как среднемесячное число календарных дней больше, чем число рабочих дней в июне, то оплата за один отработанный день будет выше, чем оплата одного дня отпуска. Значит, если сотрудник возьмет отпуск на рабочий день, то получит за месяц меньше оклада. Рассмотрим расчет на примере.
Пример 3. Расчет отпускных
Ситуация 4. Работник берет отпуск на три дня с 13 по 15 июня
Ситуация аналогичная, как и в примере 3. Если сотрудник возьмет отпуск на три рабочих дня, то за месяц он получит ниже оклада. Покажем на примере.
Пример 4. Расчет отпускных
Посчитайте свой доход за июнь
Вопрос. Когда оплачивать июньский отпуск?
Закон требует выдать отпускные работнику не позднее, чем за три календарных дня до начала отдыха (ст. 136 ТК РФ). Не понятно, как считать эти три дня. Например, работник берет отпуск на субботу 9 июня. Какой день считать последним для выплаты отпускных — вторник 5 июня или среда 6 июня. Судьи разошлись во мнениях.
Мнение 1. Одни суды считают, что сам день выплаты отпускных засчитывается в три дня:
- Кемеровского областного суда от 26.01.2017 № 33–942/2017;
- Ленинградского областного суда от 06.08.2015 № 33–3731/2015;
- Московского городского суда от 18.02.2014 № 7–764/14.
Мнение 2. Другие судьи уверены, что между датой отпуска и оплатой должно пройти три полных дня. То есть оплатить отпускные надо на четвертый день перед началом отпуска:
- Пермского краевого суда от 23.01.2018 № 21–46/2018;
- Челябинского областного суда от 17.09.2015 № 11–11043/2015;
- Ростовского областного суда от 16.09.2013 № 33–11864;
- Московского городского суда от 10.09.2013 № 7–2376.
Из решения суда:
"...Указанные, выявленные в ходе проверки нарушения трудового законодательства подтверждены собранными по делу доказательствами. Нарушение сроков выплаты отпускных допущено в отношении Д. при оплате 15.01.2016 по предоставленному отпуску с 18.01.2016, Верхоланцевой Н.В. при оплате 15.07.2016 по предоставленному отпуску с 18.07.2016, П. при оплате 11.07.2016 по предоставленному отпуску с 14.07.2016, Х. при оплате 06.03.2017 по предоставленному отпуску с 09.03.2017, Г. при оплате отпускных 24.10.2016 по предоставленному отпуску с 26.10.2016. соответственно, оплата отпуска в срок не позднее, чем за три дня до указанной даты, не произведена.
В связи с чем, судом обоснованно сделан вывод о нарушении сроков оплаты отпускных..."
Решение Пермского краевого суда от 23.01.2018 № 21–46/2018
Если работник отдыхает с понедельника, оплатите отпускные в четверг, если со вторника, оплатите в пятницу и т. д. Иначе трудинспекторы оштрафуют за опоздание на 50 тыс. рублей (ч. 6 ст. 5.27 КоАП). За повторное нарушение 100 тыс. рублей (ч. 7 ст. 5.27 КоАП).
Сервис. Расчетчик сроков оплаты отпускных
Почему упрощенцам опасно задерживать налоги и взносы
Опасность 1. ИФНС заблокирует счет даже из-за трех копеек
«Нам заблокировали счет из-за 0,03 руб. Причем требование об уплате недоимки пришло уже вместе с решением о приостановлении операций в банке. В течение дня долг сняли, но осадок остался…»
Решение о блокировке счета
Как избежать рисков. Чтобы избежать внезапной блокировки счета, контролируйте раз в две недели состояние расчетов с бюджетом. Это можно сделать быстро, если завести личный кабинет юрлица на сайте nalog.ru. Через личный кабинет можно запрашивать справки о состоянии расчетов с бюджетом хоть каждый день. Эти документы бесплатные.
Если увидите даже копеечный долг, то заплатите его. Инспекторы нерационально тратят бюджетные деньги. Чтобы взыскать даже копейку, они готовы заплатить за заказное письмо 46 руб. Тарифы действуют с 1 апреля 2018 года (письмо ФАС от 20.02.2018 № 208/18).
Инспекторы требуют 0 руб. 00 коп.
В мае многие наши подписчики получили от налоговиков требования об уплате недоимки. Главбухи оказались в замешательстве, как реагировать на эти письма, ведь в требовании сумма 0 руб. 00 коп. До налоговиков дозвониться почти невозможно. А если составить платежку на 0 руб., то банк ее не пропустит.
Как реагировать. Не тратьте время на бесконечные дозвоны в налоговую и оформление ненужных платежек. Мы выяснили, что инспекторы с помощью таких писем обнуляют предыдущие требования, долги по которым фирма уже погасила.
На сайте service.nalog.ru/bi.do вы можете узнать, приняли ли инспекторы в отношении компании решение о блокировке счета (см. рис. 1 ниже). Налоговики опубликуют информацию в сервисе за день до того, как банк приостановит операции. Поэтому фирмы могут заранее узнать о решении инспекции. Если стало известно о скорой блокировке, переведите срочные платежи, чтобы они ушли вовремя, — зарплату, платежи контрагентам, «коммуналку».
Рисунок 1. Как проверить решение о приостановке операций
На заметку
Как инспекция контактирует с банком
Решения о блокировке счета и ее отмене инспекция направит в банк в электронном виде. Файлы проходят обработку в ФНС и Центробанке. Если «на маршруте» произойдет сбой, то банк не получит команды возобновить операции и вовремя не разблокирует счет.
Если недоимку вы погасили, а счет по-прежнему «не активен», то позвоните в отдел урегулирования задолженности ИФНС и потребуйте разблокировать счет. Продублируйте свое обращение письменно. Если инспекторы бездействуют, напишите жалобу в УФНС.
Опасность 2. Налоговики оштрафуют за недоимку
«Заплатили НДФЛ позже на два дня. Вместе с налогом перечислили пени. Инспекция оштрафовала, так как мы не сдали уточненный 6-НДФЛ. Но мы не понимаем, зачем нужно сдавать уточненку, если в отчете нет ошибок…»
Как избежать рисков. Чтобы избежать недоимки, платите НДФЛ в сроки, которые определены в статье 226 НК. НДФЛ с зарплаты — в день выдачи денег или на следующий день. Налог с отпускных и больничных — в любой день начиная с даты выдачи денег работнику и не позднее последнего дня месяца, в котором рассчитались с работником.
Если вы правильно заполнили расчет 6-НДФЛ, но налог задержали, то заплатите скорее пени и придумайте оправдание, почему допустили просрочку. Уточнять отчет не надо, ведь в строке 120 расчета 6-НДФЛ вы отражаете не фактическую дату уплаты налога, а срок уплаты по кодексу.
По мнению судей, налоговики не вправе штрафовать фирму за просрочку НДФЛ по статье 123 НК, если ошибка техническая и вы ее не специально совершили (постановление Конституционного суда от 06.02.2018 № 6-П). Если налоговики составили акт, подайте возражения. Напишите, что задержали налог впервые и непреднамеренно. Например, вы опоздали, потому что платеж задержал банк. И если, несмотря на возражения, штраф оставят, подайте в УФНС жалобу на решение ИФНС. А если и это не поможет, то обращайтесь в суд.
Читайте также
Почему банки не пропускают НДФЛ, читайте в статье «Опасные формулировки в назначении платежа, к которым теперь цепляются банки».
Опасность 3. Инспекция передаст долг приставам
«Мы просрочили налог на имущество. Инспекторы не смогли взыскать недоимку со счета и передали долги на взыскание судебным приставам. Приставы арестовали расчетный счет и недоимку списали, но потом передали в ИФНС информацию, что погасили транспортный налог, а не имущество. Потом долго разбирались между ИФНС и приставами, чтобы все платежи встали как надо…»
Как избежать рисков. Не доводите дело до того, чтобы за взыскание взялись приставы. Если возникла недоимка, то погасите деньги сразу или перечислите на счет, чтобы долги взыскали налоговики по инкассо.
На практике возможна ситуация, когда приставы открывают исполнительные производства, хотя долгов у компании нет. Поэтому раз в месяц проверяйте свою фирму на сайте fssprus.ru. Зайдите на сервис «Банк данных исполнительных производств», отметьте, что ищете фирму, укажите регион и название. Если приставы завели производство, вы увидите запись (см. рис. 2).
Рисунок 2. Как проверить, взыскивают ли приставы долги
Если увидите, что приставы открыли производство по долгу, которого нет, обратитесь в ИФНС и выясните, какие долги налоговики передали приставам. Если произошла ошибка, то ИФНС отзовет документы о взыскании.
Опасность 4. Фирма потеряет лицензию даже из-за маленьких долгов
«Заплатили госпошлину 325 тыс. руб. и обратились за лицензией на продажу алкоголя, но нам отказали из-за недоимки в 3 руб., хотя мы все погасили с запасом. Пошлину нам не возвращают…»
Как избежать рисков. Департамент торговли и услуг обоснованно отказывает в лицензии на розничную торговлю, если есть долги по налогам (подп. 3 п. 9 ст. 19 Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ). Следите, чтобы платежи уходили вовремя и по верным реквизитам. Даже если вы заплатили налоги, но ошиблись в реквизитах, в карточке будет висеть долг. В лицензии откажут, а госпошлина пропадет. Вернуть деньги не получится даже через суд (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 20.11.2017 по делу № А11-12417/2016).
Если ошибок в платежках не было и вы погасили все долги, но вам отказали в лицензии по вине ИФНС, то можно взыскать ущерб с налоговиков. Для этого подайте в суд иск о взыскании с ИФНС убытка в сумме невозвратной госпошлины. Суды поддержат компанию и обяжут налоговиков вернуть деньги (постановление Арбитражного суда Московского округа от 09.10.2017 № Ф05-12576/2017).
Опасность 5. Заказчики откажут в привлекательном контракте
«Участвовали в коммерческом тендере. Заказчик запросил справку об отсутствии долга. Получили справку, а там долг по упрощенному налогу в сумме 3,45 руб. Заплатили. Пока получали новую справку, прием заявок закрыли…»
Как избежать рисков. Справка об отсутствии долга по налогам для участия в госзакупке не нужна. К заявке достаточно приложить декларацию. В ней фирма укажет, что у нее нет недоимки по налогам (подп. «г» п. 2 ст. 51, подп. 2 п. 5 ст. 66 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ). Но комиссия может проверить участника. И если у фирмы окажутся долги, то ее отстранят от конкурса.
Заказчики коммерческих тендеров сами устанавливают список документов и часто вместе с заявкой требуют представить справку об отсутствии долга по налогам. Причем справка должна быть свежей. Закажите ее в инспекции не позднее чем за 30 дней до конца приема заявок. Как получить справку об отсутствии недоимки, смотрите в шпаргалке.
Шпаргалка. Как получить справку об отсутствии долга
На заметку
Почему партнер уйдет к другому поставщику
Сейчас все компании перед тем, как подписать контракт, проверяют контрагентов на риски. Например, через сервис service.nalog.ru/zd.do выясняют, есть ли у фирмы долги по налогам. Если обнаружат недоимку, то сделка наверняка сорвется. Как проверить долги, мы показали на рис. 3.
Рисунок 3. Как проверить долги партнеров
А 1 июня 2018 года ФНС откроет больше информации о компаниях на сайте nalog.ru (п. 7 приложения, утв. приказом ФНС от 27.07.2017 № ММВ-7-14/582@). В новой базе контрагент узнает, что и когда нарушила фирма, размеры штрафа, общий долг и недоимку по каждому налогу, пени и штрафы, платежи по налогам за прошлый год. В базу попадут долги, которые возникли до 31 декабря 2017 года, если фирма их не погасила до 1 мая 2018 года (письмо ФНС от 18.04.2018 № ГД-4-14/7395@).
за правильный ответ
